word的方便技巧(word最实用的小技巧)

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　　最近忙于撰写毕业论文，把自己的使用word的经验给大家分享！大家有什么更好的使用word的 *** ，欢迎跟帖评论！ 工欲善其事，必先利其器！ 当你准确最近期把你的大部分时间花在与word打交道的时候，建议你先读读下面这份精华版的《word用法宝典》.当然如果时间充足可以读读《word排版艺术》这本书，当然也可以参考栏目下的其他排版文章

　　首先建议大家安装word2007，因为2007的许多新增的功能是很便捷的，比如可以自动收缩工具栏留出更广的视觉空间来进行文本编辑。如果你的机子顶不住2003也可以照常使用快捷。

　　下面我将就word中最能提高你的效率的一些功能全部给大家展示展示。如果我哪里没有包揽的word的一些技巧，希望大家跟帖告知，让更多的朋友们充分而高效地利用word。

　　1. Word2007的表格自定义格式额度功能是很实用的，比如论文中需要经常插入表格的话，可以在“表格设计”那里“修改表格样式”一次性把默认的表格样式设置为三线表，这样，你以后每次插入的表格不需重新去修改边框就直接就是三线表了。

　　2. 杜绝错误的符号书写。很多人一直使用错误的特殊字符，比如摄氏度°C，大家注意摄氏度的符号是一个度符号°和一个大写的字母C组成的，所以两个符号组合起来的Celsius degree才是准确的表达，看了这个帖子后就不要实用中文状态下的那个摄氏度符号了。还有这个micro符号的输入千万不要写成小写的字母u了。还有负号minus符号的输入（很多人使用的是连字符hyphen,这是错误的）。比号（ratio）∶书写要注意不要用中文或者是英文的冒号混淆了。

　　3. 使用特殊符号快捷键。“插入”“符号”，对话框的最下面有“快捷键(K)”这个按钮可以对常用的特殊字符设置快捷键，比如我常设置alt+u为符号的快捷键；ctrl+-为符号的快捷键；alt+0为度°的快捷键；alt+：为比号∶的快捷键。等等，大家可以根据自己的需要选择设置。

　　4. 在做参考文献的时候建议大家使用一个参考文献管理工具，其实这个参考文献管理文件的使用应该在你最开始立题查文献的时候就已经开始使用了。那样的话你可以积累很多的文献，并可以通过文献软件进行归类，我建议使用北京爱琴海软件公司的Noteexpress软件。使用Noteexpress可以使我们的参考文献书写异常的方便。很多同学写论文的时候最头痛的事情就是关于参考文献的编号和引用，特别是博士同志们，洋洋洒洒上百篇的参考文献一个个进行编号而且老是改动好麻烦，因为写论文老是在变换文中段落的顺序和写入新的东西，这样原有的编号就不得不重新修改，因为中国的论文要求通常是以参考文献在文中出现的顺序来进行数字的编号（国外很多杂志采用以之一作者和前面三位作者的名字来进行引用，文末的参考文献汇总直接以作者的字母排序进行排序。这样很好，就不用反复去修改数字编号了，但是中国文献全部是采用的数字进行引用，这个缺陷不知道什么时候改改）。使用Noteexpress后当在已有的引用全面的文字部分插入新的引用，后面文字部分的引用数字会自动更新，而且会在文末按照预定的格式把参考文献的列表自动生成。实在是论文撰写的一大节省劳力的工具。

　　5. 充分利用word的列表编号的功能进行各级标题的编号。很多人不知道有这个功能，因此在论文的各级编号的时候，手动为每个标题编号，然后如果想起要插入另一段话或者改变这个标题的顺序的时候，不得不把后面的编号全部修改一遍。Word的“编号”按钮旁边的“多级列表”功能就是为了这个而设计的，可以根据自己的修改设置成自己的格式，如第1章、 1.1、 1.1.1、1.1.1.1等。

　　6. 为你的图和表格进行“插入题注”功能来进行表格和图标的命名。这样你在引用的时候如“由图1-2可知……”可以使用插入“交叉引用”的方式来插入“图1-2”这样的字样，这样有一个好处，当你在写论文的时候如果在已经编号了的图前面要再插入一个图的话，在你对新的图完成“插入题注”后，后面的图的标题的数字编号会自动后延，不需要手动修改。

　　7. 充分使用word的样式功能，不要自己到处设置新的格式，到最后全部都不一致，使用样式功能，当文中的文字格式再遇到与先前的格式一样的时候，就选中这段文字再在样式窗口选择先前文字的样式名称，这样新的文本就自动变成了先前文本的格式了。不要去反复地去设置字号和字体以达到与先前的文本相同的格式了。

　　8. 修改“正文”样式，比如我们学校论文的文字要求是小四号字体，那么修改“正文”样式的字体和字号为我们想要的格式小四号宋体，这样我们录入的文字自动就是这个设置的格式了，就不需要我们全部选中然后一个个地修改为想要的字体和字号。

　　9. 充分使用快捷键，word的快捷键我在空间的上一条日志里已经全部罗列出来了，用得最多的ctrl+shift+z清除格式；ctrl+E居中对齐；alt+v无格式粘贴（这个快捷键是我自定义的， *** 详见本帖第10条。像我这种快捷键运用得好的人是不需要老去打开word顶部的菜单的。慢慢练习吧。相信你会有那天的。

　　10. word里面我们写论文的通常要很多东东到word里面去粘贴，可是直接粘贴的话会把原有的格式一起粘贴过去，比如在网上复制一段文字粘贴到word里面变得很大的文字还有连接的下划线等等原有的格式都一起过来了。这个时候我们要用word的粘贴“无格式粘贴”功能，但是无格式粘贴功能在重重菜单下面，每次重复这个动作很麻烦，因此我介绍大家一个创建无格式粘贴宏的 *** ：仔细阅读了。

　　在【工具】菜单中点击【宏】【Visual Basic编辑器】命令；

　　在打开的VB编辑器的左侧资源窗口中选中【Normal】工程文档；

　　点击【插入】菜单中【模块】命令，插入一个模块；

　　双击该模块，在模块中输入下面三行代码：

　　Sub MyPaste() Selection.PasteAndFormat (wdFormatPlainText) End Sub

　　关闭VB编辑器；

　　在【工具】菜单中点击【自定义】命令；

　　在打开的对话框中点击【键盘】按钮；

　　在打开的对话框的【类别】栏中选择【宏】；

　　对话框右侧的【命令】栏选中【MyPaste】宏；

　　光标定位在【请按新快捷键】输入框中；

　　同时按下键盘上的【Alt】和【V】键；（有格式粘贴为Ctrl+V）

　　点击【指定】按钮并关闭该对话框；

　　至此，你已成功地改变了粘贴的快捷键了。可能你更希望通过点击按钮的方式来粘贴文字，那么接下来看着吧：

　　在自定义对话框中选中【命令】页； 选中【类别】栏中的【宏】项；用鼠标左键将右侧【命令】栏的【MyPaste】宏拖到工具栏上； 用鼠标右击原来的粘贴按钮，并选中弹出菜单中的'【复制按钮图像】命令；

　　用鼠标右击刚才拖入工具栏中的那个宏按钮，并选中弹出菜单中的【粘贴按钮图像】命令；

　　再次右击该按钮，选中弹出菜单中的【默认样式】命令； 将原来的【粘贴】按钮用鼠标左键拖出工具栏扔掉； 关闭【自定义】对话框；

　　11.公式编号时需要注意。通常在插入公式标号的交叉引用的时候，由于公式内容与公式的编号，如（1-1）在同一行，因此在引用的时候老是会把公式的内容一起引用进去，为了不出现这个问题，我们需要解决的问题是把公式的内容和编号分段，但是有要显示在同一行。这个时候我们就引入word的一个特殊按钮。在word2003下，用样式分隔符（命令名为Insertstyleseparator）可实现一行有两种以上样式的排版效果，其默认快捷键为Ctrl+Alt+Enter。在相邻两个段落间插入样式分隔符（光标在前一段落中并按其快捷键）可使后一段落紧接前一段落之后。可以连续使用以使多个段落前后紧接。 下面我再介绍另一种 *** 用于对公式编号和引用的 *** ：

　　12. 为公式加编号并进行引用：

　　1.”插入”->”题注”->”新建标签”：建立”（”标签； 然后按”编号”按钮：修改分隔符格式和”包含章节号”；

　　2.键入一个”换行符ENTER”， 使光标处在要加编号的公式的下一行的最左，把光标以左的 空格 删掉；（此步很重要，否则在引用时会包含公式本身的）

　　3．”插入”->”题注”->选则”（”标签->确定 这样就插入了之一个编号，其样子可能为”（ 一.1″，没关系， 然后改成你要地样子即可，例如 我需要的是”（1.1）”，就把”一”该为”1″，再加上”）”。 以后的编号粘贴拷贝就可以了，别再加了，否则还要改的。 注意，公式和编号在两行。 引用： “插入”->”交叉引用”。。。。。。 这时你在”交叉引用”对话框中见到的是”（2.2）”，而不是””公式本身”（2.2）”。这就是 步2的 用途。 重复上述直到你的文章全部写好之后，再来管编号右对齐的问题： 1. 在公式行的最后插入一个”TAB”制表位键（键”1″的下面），如下设定右对齐制表位（具 体参 WORD的HELP中的”设置制表位”）： 1.1. 选定要在其中设置制表位的段落。 1.2. 单击水平标尺最左端的 按钮，直到出现所需制表符类型。 1.3. 在水平标尺上单击要插入制表位的位置。 2.删除”TAB”之后的”换行符ENTER”，使公式和编号处在一行。 注意：以上两步是不能倒过来的！！！

　　13. 音标的输入：很多的战友在输入音标的时候老是找不到音标符号，在插入符号里面老是找不全。我介绍大家一个 *** ：进入网址http://ipa.typeit.org/ ，这个网页提供了键盘上无法打出来的音标的符号，在网页的文本框里面点击你要的音标符号的图标，组成你需要的单词的音标，然后复制到你的word文档中，然后注意一定要把字体设置为：Lucida Sans Unicode 才能显示出来。

　　14. excel中标准偏差SD及相对标准偏差RSD：在excel顶部公式栏里面输入 “=stdev(A1:A4)”计算出A1:A4这4个数据的标准偏差SD；输入 “=stdev(A1:A4)/average(A1:A4)”计算出A1:A4这4个数据的相对标准偏差RSD。

　　15. 关于SD和SE的强调。 Excel中只有计算stand deviation的公式（=stdev()），没有计算stand error的函数。 但是stand error=stand deviation/sqrt(样本数)，因此 我们可以使用一个改良的函数来计算标准误 = STANDARD DEVIATION / SQUARE ROOT OF THE POPULATION SIZE 其在excel中的函数表达式为： = STDEV(range of values)/SQRT(number) 其中： range of values区域的值 是数据用于确定标准偏差。 number是的所有可能随机采样大小。

　　16.关于word和pdf格式转换，最新版的office可以直接保存为pdf格式，但是如果想pdf格式转换成word，建议还是试一下第三方工具，比如在线转换网站 http://passpaper.cn/conversion/pdf_to_word/ 国外在线转换网站对英文支持更好比如：http://www.zamzar.com/